Ongewenste omgangsvormen: kaders stellen voor een veilige werkomgeving

Wanneer spreken we van ongewenst gedrag of ongewenste omgangsvormen? De grens van ongewenste omgang wordt veelal als subjectief ervaren en wordt bepaald door de ontvanger van het gedrag. Toch moeten organisaties in toenemende mate stelling nemen om voor werknemers een veilige werkomgeving te creëren, te voldoen aan de behoeften en eisen vanuit onze veranderende maatschappij en ongewenste omgangsvormen te voorkomen.  De grens van (on)gewenste omgang bestaat uit twee onderdelen: een objectieve en een subjectieve. Het subjectieve deel is onderhevig aan discussie en maakt het voor organisaties lastig één grens binnen de organisatie te stellen én te bewaken. In dit artikel zetten wij uiteen hoe een organisatie kaders stelt om ongewenst gedrag te voorkomen en zetten we uiteen hoe je gedrag bespreekbaar maakt en een veilige werkomgeving creëert. 

De grens van ongewenste omgangsvormen is subjectief

Wanneer we praten over de grens van ongewenst gedrag is het belangrijk onderscheid te maken tussen de formele of juridische grens en de subjectieve grens. De formele grens van ongewenste omgangsvormen of ongewenst gedrag wordt bepaald door wetten en regelgeving, bijvoorbeeld wanneer er wordt gesproken over van aanranding of fraude.

De subjectieve grens van ongewenst gedrag is een stuk lastiger te bepalen omdat deze grens voor iedereen anders kan zijn. Gedragingen en intenties worden per persoon verschillend ervaren, waardoor te discussiëren valt over de grens van ongewenst gedrag op de werkvloer. Het gaat veelal niet om de intentie van de zender achter gedrag zoals een opmerking, gesprek of bericht, maar om hoe de ontvanger deze ervaart. Deze ervaring verschilt per persoon, waardoor de grens continue in beweging is.

Uit veel door BING uitgevoerde onderzoeken komt naar voren dat de context essentieel is, het bepaalt hoe we gedrag ervaren. Wanneer we praten over mogelijk ongewenst gedrag en de grenzen binnen een organisatie mag de context van gedrag dan ook niet uit het oog worden verloren. Maar hoe en waar stel je als organisatie de grens en bijbehorende kaders?

 

Grenzen en kaders stellen

De grens van ongewenste omgangsvormen wordt – naast de geldende wet- en regelgeving – in feite bepaald door alle personen binnen een organisatie, zij bepalen samen waar iedereen zich prettig bij voelt en welk gedrag voor een onprettige of onveilige ervaring zorgt.

“Te veel regels stellen maakt dat mensen niet meer nadenken en juist fouten gaan maken. Het gaat erom dat binnen de organisatie kaders worden gesteld en dat mensen zich bewust zijn van hun gedrag door het bespreekbaar te maken.” – Bart de Jong, onderzoeker en adviseur bij BING

Kaders bewaken twee kanten van onze (ongewenste) omgangsvormen. Enerzijds is duidelijk wat we als groep als ongewenst ervaren, anderzijds zorgt het ervoor dat we normale, spontane communicatie niet verliezen of dat we verkrampen in relaties uit angst dat een ander bepaald gedrag als ongewenst ervaart. Het stellen van kaders zorgt er tevens voor dat er een natuurlijke balans ontstaat in de communicatie met elkaar, waar iedereen verantwoordelijkheid voor draagt.

(on)gewenst gedrag bespreekbaar maken

Kaders stellen begint bij het bespreekbaar maken van (on)gewenst gedrag. Dit is direct ook de doorslaggevende factor in het bewaken van de grens, mensen moeten zich vrij en veilig voelen om gedrag te bespreken en zo eventueel ongewenst gedrag kenbaar te maken. Gedrag bespreekbaar maken binnen de organisatie kan bijvoorbeeld door:

  • Gezamenlijke sessies waarin besproken wordt welk gedrag gewenst is, gekoppeld aan missie, visie, normen en waarden van de organisatie.
  • Één op één gesprekken over gedrag en wanneer dit als ongewenst of onprettig wordt ervaren.
  • Dilemma’s bespreken waarmee teams, afdelingen of personen binnen de organisatie mee te maken kunnen krijgen bijvoorbeeld in spelvorm of aan de hand van casussen.
  • Voorbeelden van (het bespreekbaar maken) van twijfels omtrent gewenst en ongewenste omgangsvormen tonen aan de hand van (fictieve) situaties.
  • Kaders van gewenst gedrag aan de orde laten komen bij sollicitaties en indiensttreding.

Veilige werkomgeving creëren is een gezamenlijke verantwoordelijkheid

De grens van gewenst en ongewenst gedrag binnen de organisatie stellen en deze duidelijk maken bij alle werknemers gaat hand in hand met het creëren van een veilige werkomgeving. Duidelijke kaders en het bespreekbaar maken van de grijze gebieden daarbinnen is een voorwaarde voor een veilige werkomgeving. In een veilige werkomgeving voelen alle werknemers zich fysiek, mentaal en sociaal veilig.

Ongewenste omgangsvormen bespreekbaar maken

Een (sociaal) veilige werkomgeving is niet alleen belangrijk voor het goed functioneren van de organisatie, haar werknemers, teams en processen. Het is ook een plicht, iedere werkgever in Nederland draagt vanuit de Arbowet de verantwoordelijkheid om een (sociaal) veilige werkomgeving te creëren. Vanuit de organisatie wordt de verantwoordelijkheid voor een veilige werkomgeving en het beleid vaak bij HR neergelegd. Wij geloven echter in een aanpak waarbij dit beleid gezamenlijk wordt opgesteld en iedereen in de organisatie bijdraagt aan de ontwikkeling én uitvoering van dit beleid en dat iedereen het beleid ook uitdraagt.

“Sociale veiligheid wordt gezamenlijk gecreëerd en vormt daarmee een verantwoordelijkheid van iedere medewerker, voor zichzelf en voor collega’s” – Elke Weijkamp, onderzoeker en gedragswetenschapper bij BING

Samen een veilige werkomgeving creëren

Een veilige werkomgeving creëren binnen uw organisatie? Betrek medewerkers bij het beleid en de uitvoering. Denk aan sessies met voorbeeldstellingen en casussen om als organisatie vast te stellen wat (on)gewenst gedrag betekent, zodat iedereen zich gehoord en verantwoordelijk voelt. Beleid dat samen ontwikkeld is, wordt gedragen binnen alle lagen van de organisatie en wordt daarmee eerder gevolgd. Het wordt daarmee minder een dode letter en vergroot de kans op gewenst gedrag binnen uw organisatie.

Beleid dient vanzelfsprekend niet louter te worden opgesteld, maar tevens in praktijk te worden gebracht: het moet blijven leven binnen de organisatie. Hierin is een grote rol weggelegd voor leidinggevenden. Door het periodiek onder de aandacht brengen van de gestelde kaders, aandacht geven aan sociale veiligheid in persoonlijke gesprekken en het onderzoeken van mogelijke weerstanden dragen zij het beleid uit. Hoewel sociale veiligheid een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van alle werknemers, zijn het de leidinggevenden die ervoor kunnen zorgen dat iedereen binnen de organisatie deze verantwoordelijkheid kan dragen en uitvoeren. Zij zijn een belangrijke schakel die ervoor kunnen zorgen dat werknemers regelmatig het gesprek aangaan met collega’s en mogelijke ongewenste omgangsvormen signaleren, bijvoorbeeld door hen te coachen in het voeren van gesprekken over (on)gewenste omgangsvormen.

Meer weten over het stellen van kaders of het creëren van een veilige werkomgeving binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op via elkeweijkamp@bureauintegriteit.nl, bartdejong@bureauintegriteit.nl of 033 – 247 43 00.

Relevant

Bekijk alle artikelen die gerelateerd zijn aan het geselecteerde artikel.

Resultaten Monitor Integriteit & Veiligheid 2022

Belangrijkste resultaten uit de Monitor Integriteit en Veiligheid 2022, tot stand gekomen met I&O Research in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Verder lezen

Reactie BING op berichtgeving onderzoek D66

Bureau Integriteit reageert op de berichtgeving rond het onderzoek in opdracht van het Landelijk Bestuur van D66.

Verder lezen

Een risicoanalyse integriteit van A tot Z: Peter Schokker vertelt

Veel gemeenten kiezen ervoor kandidaat-wethouders te onderwerpen aan een risicoanalylse integriteit, maar wat houdt dit in?

Verder lezen