Als een organisatie aankondigt dat er een extern onderzoek komt, volgt niet zelden een diepe zucht: “Dat gaat maanden duren…” In deze editie van Feit of fabel gaan we in op de veelgehoorde misvatting dat integriteitsonderzoeken per definitie eindeloos voortslepen. Natuurlijk, onderzoeken kosten tijd. Maar ‘eindeloos’ zijn ze zelden – en vaak is er meer snelheid mogelijk dan men denkt.
De doorlooptijd van een onderzoek hangt af van meerdere factoren. Het begint bij de start, waar een opdrachtgevende organisatie zelf invloed op kan uitoefenen – bijvoorbeeld door het tijdig ondertekenen van de opdrachtbevestiging of het tijdig aanleveren van relevante documentatie. Dat zijn voorwaarden om met het onderzoek te kunnen starten. Daarnaast spelen de aard en ernst van de melding, het aantal betrokkenen, de beschikbaarheid van documentatie, en de bereikbaarheid van betrokkenen voor interviews mee. Soms is sprake van ziekte, vakantie of andere omstandigheden waardoor interviews worden uitgesteld. Een onderzoek heeft met mensen te maken, en deze mensen hebben agenda’s. Als onderzoekers zijn wij hier afhankelijk van. Het is helpend als een organisatie meewerkt in het vrijmaken van agenda’s waar dat mogelijk is.
In de offerte of opdrachtbevestiging die wij voorafgaand aan een opdracht opstellen, nemen wij een concrete startdatum op en een verwachte doorlooptijd. Als de opdrachtgever ervoor zorgt dat de noodzakelijke voorbereidingen tijdig geregeld zijn, de te interviewen personen beschikbaar zijn op vooraf overeengekomen datum en tijd, dan kunnen wij daadwerkelijk op die datum van start. Worden die randvoorwaarden niet op tijd gefaciliteerd, dan schuift de planning op. Hetzelfde geldt voor de reactie op interviewverslagen. Wij proberen de doorlooptijd kort te houden door tijdig (doorgaans binnen vijf werkdagen) het interviewverslag op te sturen, maar zijn vervolgens afhankelijk van de reactietijd. Het voorleggen van de interviewverslagen is een noodzakelijke stap in het onderzoeksproces. Vaak wordt onderschat hoeveel tijd dit met zich mee kan brengen. In onderzoeken komt het voor dat geïnterviewden – ondanks een verzoek tot een tijdige reactie – na het interview niet snel reageren, om uiteenlopende legitieme redenen. Daarnaast wordt een onderzoek vaak fasegewijs opgebouwd. Interviews kunnen leiden tot aanvullende onderzoekwerkzaamheden (extra interviews, e-mailonderzoek, dossieranalyse) die in de tijd – vanuit het beginsel van proportionaliteit – na elkaar worden uitgevoerd. Zijn aanvullende werkzaamheden niet noodzakelijk, duurt een onderzoek ook niet langer. Bovendien geldt: zorgvuldigheid gaat boven snelheid. Een gedegen onderzoeksproces vraagt om ruimte voor hoor en wederhoor. Betrokkenen moeten de gelegenheid krijgen hun kant van het verhaal te vertellen én te reageren op relevante verklaringen of bewijsstukken van anderen – binnen redelijke termijnen. Dat vraagt tijd, maar is cruciaal voor een zorgvuldig en betrouwbaar resultaat. Concrete afspraken maken met alle betrokkenen in het onderzoek over start, agenda’s en reactietermijnen en het verloop van aanvullende onderzoekswerkzaamheden kan de doorlooptijd van een onderzoek beperken. Als aan deze randvoorwaarden is voldaan, duurt een onderzoek verre van eindeloos.
