Nieuwsbericht

De verplichte vertrouwenspersoon

Achtergrond
De Tweede Kamer heeft op 23 mei 2023 het wetsvoorstel aangenomen dat werkgevers verplicht om een vertrouwenspersoon aan te wijzen. De verplichte vertrouwenspersoon gaat voorlopig alleen gelden voor werkgevers met tien werknemers of meer.

Volgens becijfering van de wetgever heeft de helft van de organisaties (51%) een vertrouwenspersoon. Met name bij kleine organisaties is er vaak geen vertrouwenspersoon. De wens is dat iedere werknemer terecht kan bij een vertrouwenspersoon, als hij of zij te maken heeft met ongewenste omgangsvormen. Een werknemer kan zo laagdrempelig en in vertrouwelijkheid zijn verhaal doen, en geholpen worden met mogelijke vervolgstappen. Dit kan voorkomen dat een werknemer te lang alleen met zijn of haar verhaal blijft rondlopen, ziek wordt, of in conflict komt met de werkgever of collega’s.

Het verplicht stellen van een vertrouwenspersoon heeft een tweeledige aanleiding. Een vertrouwenspersoon heeft op dit moment geen wettelijk beschermde positie in de organisatie, noch moet hij of zij voldoen aan specifieke (kwaliteits-)eisen:

  1. Niet altijd is duidelijk wat er van vertrouwenspersonen wordt verwacht en hun kwaliteit en professionaliteit loopt sterk uiteen.
  2. De positie van de vertrouwenspersoon is kwetsbaar. De vertrouwelijkheid kan hierdoor onder druk komen te staan of er ontstaan loyaliteitsvragen.

De figuur is al wel redelijk ingeburgerd: meer dan de helft van de werkgevers (53%) noemt het veronderstelde bestaan van een wettelijke verplichting tot het instellen van een vertrouwenspersoon als een van de redenen om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Bijzonder is dat ook meer dan de helft van de vertrouwenspersonen zelf (51%) denkt dat een vertrouwenspersoon (nu al) wettelijk verplicht is.

Voor een duurzaam veilige werkcultuur is de toegang tot laagdrempelige ondersteuning een belangrijke voorwaarde. Onderdeel van deze laagdrempelige ondersteuning is de toegang tot een vertrouwenspersoon.

Wettelijke verplichting
Het wetsvoorstel regelt ten eerste dat iedere werknemer zich kan wenden tot een vertrouwenspersoon. Het gaat daarbij alleen over de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen, ongeacht of er een maatschappelijk belang in het geding is.

De werkgever heeft de plicht deze persoon intern of extern aan te wijzen. De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging moet instemmen met de keuze van de vertrouwenspersoon en diens positionering alsmede met de verlenging en beëindiging van diens aanstelling. De verplichting is beperkt tot werkgevers en werknemers, en is niet van toepassing op vrijwilligersorganisaties zonder betaalde medewerkers en zzp-ers.

De vertrouwenspersoon moet beschikken over voldoende deskundigheid en ervaring, en moet daarin worden ondersteund door de werkgever. Hoewel het wetsvoorstel geen concrete opleidingsvereisten noemt is ter borging van de kwaliteit en professionaliteit in de wet opgenomen dat de werkgever in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) de maatregelen moet beschrijven waaruit blijkt dat de vertrouwenspersoon beschikt over voldoende deskundigheid en ervaring om de functie te kunnen uitoefenen en hiervoor voldoende tijd kan vrijmaken. Bij de behandeling is een motie aangenomen die de regering opdraagt verdere regelgeving uit te werken met betrekking tot:

  • De erkenning van opleidingen voor vertrouwenspersonen.
  • Het onderhoud van deskundigheid op basis van periodieke nascholing.
  • Het proces van periodieke en onafhankelijke toetsing van de deskundigheid.

Het wetsvoorstel bepaalt dat de werkgever de onafhankelijke positie van de vertrouwenspersoon moet waarborgen en dat de vertrouwenspersoon zijn functie zelfstandig moet kunnen vervullen en vanuit zijn functie niet mag worden benadeeld in zijn positie. De nieuwe wet geeft de vertrouwenspersonen ontslagbescherming voor zover het hun functioneren als vertrouwenspersoon betreft, net zoals de leden van de medezeggenschap die hebben.

Het wetsvoorstel regelt een aantal basistaken van de vertrouwenspersoon:

  • Het opvangen, begeleiden en adviseren van de werknemer en zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie of hulpverlener.
  • Het zo nodig inschakelen van een deskundige of bemiddelaar bij conflicten die verband houden met ongewenste omgangsvormen.
  • Het adviseren over en behulpzaam zijn bij eventueel verder te nemen stappen door de werknemer en verlenen van nazorg.
  • Het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid, het verstrekken van inlichtingen over de mogelijkheden tot voorkoming en bestrijding van ongewenste omgangsvormen.
  • Het geven van gevraagd of ongevraagd advies aan de werkgever ter zake van bedoelde ongewenste omgangsvormen.
  • Het geven van voorlichting ter zake van ongewenste omgangsvormen en informatie over de inhoud van de functie van de vertrouwenspersoon en diens bereikbaarheid.
  • Het jaarlijks uitbrengen van een verslag van bevindingen aan de werkgever en de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.

In de wet wordt bovendien een expliciete geheimhoudingsverplichting opgenomen.

Inwerkingtreding
Om werkgevers tijd te geven om beleid op te stellen en een geschikte vertrouwenspersoon te vinden zal het wetsvoorstel niet direct ingaan als het wetsvoorstel is aangenomen. Afhankelijk van het aantal werknemers geldt voor werkgevers een invoeringstermijn van vier maanden (bij meer dan 250 werknemers), acht maanden (50-250 werknemers), twaalf maanden (10-25 werknemers).

Het wetsvoorstel ligt bij de Eerste Kamer voor behandeling. Het streven is om de wet per 1 januari 2024 in werking te laten treden.

Geschreven door Peter Schokker
Partner

Relevant

Bekijk alle artikelen die gerelateerd zijn aan het geselecteerde artikel.

Foto van Bewoners wanen zich veilig

Bewoners wanen zich veilig

Diefstal in de zorg Laatst deed zich een casus voor in een woonzorgcentrum waarbij sprake was van...

Verder lezen
Foto van Tijdelijke vervanging officemanager

Tijdelijke vervanging officemanager

Voor ons gezellige en groeiende team, zoeken wij een enthousiaste en accurate officemanager voor 24 ...

Verder lezen
Foto van Joost Klein

Joost Klein

Een advocaat liet optekenen dat een persoon in het recht onschuldig is tot het tegendeel bewezen is....

Verder lezen