Januari is voor veel vertrouwenspersonen het moment waarop het jaarverslag wordt opgesteld. Een terugblik op het afgelopen jaar, waarin meldingen, signalen en gesprekken worden samengebracht tot een overzicht. Maar het jaarverslag is méér dan een terugblik. Het is een krachtig en proactief instrument om met de organisatie in gesprek te gaan over de staat van het vertrouwenswerk, sociale veiligheid en integriteitsvraagstukken.
Een spiegel voor de organisatie
Het jaarverslag biedt inzicht in wat er speelt binnen de organisatie. Niet op individueel niveau, want vertrouwelijkheid staat uiteraard voorop, maar op thematisch niveau. Welke vormen van ongewenst gedrag komen voor? Hoe staat het met de meldingsbereidheid? Zijn er knelpunten in het beleid of in de bekendheid van de rol van de vertrouwenspersoon?
Door deze signalen te bundelen ontstaat een spiegel voor de organisatie. Een spiegel die laat zien waar het goed gaat, maar ook waar aandacht nodig is.
Van signaleren naar agenderen
Als vertrouwenspersoon ben je geen onderzoeker en ook geen klachtenbehandelaar. Je biedt een luisterend oor, geeft advies en draagt bij aan bewustwording. Het jaarverslag is een kans om deze rol actief en met visie te vervullen. Door thema’s te benoemen en bespreekbaar te maken bij HR, directie of de ondernemingsraad, kun je bijdragen aan preventie en verbetering.
Denk bijvoorbeeld aan een toename van hulpvragen over grensoverschrijdend gedrag. Dat kan aanleiding zijn voor het organiseren van een training of het starten van een bewustwordingscampagne. Of aan signalen van onzekerheid over procedures, wat kan leiden tot herziening van beleid of betere communicatie.
Het gesprek faciliteren
Een goed opgesteld jaarverslag nodigt uit tot dialoog. Organiseer een gesprek waarin je samen met relevante functionarissen, kijkt naar de bevindingen. Wat herkennen we? Wat verrast ons? Wat kunnen we doen?
Zo’n gesprek hoeft niet groots te zijn. Juist in kleine kring, bijvoorbeeld met HR, leidinggevenden of de OR, ontstaat ruimte voor verdieping en verbinding. Het verslag wordt dan geen document dat in een lade verdwijnt, maar een levend stuk dat bijdraagt aan cultuurverandering.
Verbinding met beleid en cultuur
Sociale veiligheid is geen losstaand thema. Het raakt aan leiderschap, communicatie, werkdruk, diversiteit en integriteit. Het jaarverslag kan helpen om deze verbindingen zichtbaar te maken. Door casuïstiek te koppelen aan beleid ontstaat inzicht in waar beleid werkt en waar het wringt.
Als vertrouwenspersoon kun je hier een brugfunctie vervullen. Je verbindt praktijk en beleid, en je helpt medewerkers en management om samen verantwoordelijkheid te nemen voor een veilige werkomgeving.
Tot slot: het verslag als startpunt
Laten we het jaarverslag niet zien als het eindpunt van het jaar, maar als het begin van een gesprek. Een proactief instrument dat uitnodigt tot reflectie, samenwerking en verbetering. Zo dragen we samen bij aan een werkomgeving waarin respect, veiligheid en integriteit centraal staan.
