Waarom melden niet vanzelf gaat
In veel organisaties wordt gewerkt aan het creëren van een veilige en integere werkomgeving. Toch blijkt dat medewerkers lang niet altijd melden wanneer zij iets zien dat niet klopt. Dit kan gaan om duidelijke integriteitsschendingen, maar ook om subtielere vormen van ongewenste omgangsvormen. Organisaties investeren steeds meer in meldprocedures en vertrouwenspersonen, maar dat betekent niet automatisch dat medewerkers zich ook vrij voelen om hun zorgen te uiten – laat staan dat zij de drempel overstappen om een formele melding te doen.
Hoe komt dat? Waarom meldt de één wel en de ander niet? En wat helpt juist om die drempel te verlagen?
Wat de literatuur laat zien over meldgedrag
Of medewerkers een integriteitsschending of ongewenste omgangsvorm melden, hangt volgens onderzoek meestal af van meerdere overwegingen. In dit artikel gebruiken we deze termen als verzamelnaam voor situaties waarin gedrag of besluitvorming duidelijk afwijkt van professionele normen of regels. De literatuur spreekt vaak breder over wrongdoing of organizational misconduct, ongewenste omgangsvormen vallen daar in de praktijk ook onder. Uit onderzoek komt een beeld naar voren van wat de afweging om te melden beïnvloedt. Sommige factoren maken melden lastiger, andere verlagen juist de drempel. In deze blog bespreek ik vijf factoren die volgens de literatuur vaak een rol spelen.
Wat medewerkers tegenhoudt om te melden
- Angst voor negatieve gevolgen
Onderzoek wijst uit dat een van de belangrijkste redenen om niet te melden de angst voor negatieve gevolgen is. Medewerkers kunnen bang zijn dat hun melding leidt tot conflicten, sociale isolatie of zelfs repercussies zoals ontslagen of oneerlijk behandeld worden. Zeker in organisaties waar hiërarchie sterk aanwezig is of waar eerdere meldingen slecht zijn afgehandeld, kan die angst leven. Het gevolg hiervan kan zijn dat medewerkers problemen liever laten liggen dan dat ze zichzelf in een kwetsbare positie brengen.
- Gebrek aan psychologische veiligheid
Ook psychologische veiligheid speelt volgens de literatuur een rol. In teams waar fouten bespreekbaar zijn en waar ruimte wordt ervaren voor kritische geluiden, is de drempel om iets aan te kaarten vaak lager. Hoe hoger de psychologische veiligheid binnen een team, hoe zekerder medewerkers ervan zijn dat hun zorgen juist behandeld zullen worden en hoe meer zij dus bereid zullen zijn een melding te maken wanneer zij iets zien dat niet klopt. Andersom geldt dus ook dat bij weinig psychologische veiligheid in een organisatie vaak meer onbesproken blijft.
- Wantrouwen in opvolging
Onderzoek wijst ook op wantrouwen in de opvolging als drempelverhogende factor. Soms twijfelen medewerkers of melden wel zin heeft. Wordt hun signaal serieus genomen? Gebeurt er daarna echt iets? Dat wantrouwen kan ontstaan wanneer organisaties weinig zichtbaar zijn omgegaan met eerdere meldingen, of wanneer medewerkers niet weten hoe het proces precies verloopt. In zo’n situatie kan melden zinloos of zelfs riskant voelen, want waarom zou je iets aankaarten als je niet kunt inschatten wat er daarna mee gebeurt? In grotere organisaties kan die afstand tussen melden en opvolging extra groot zijn.
Wat melden juist makkelijker maakt
- Sterke ethische cultuur en leiderschap
Onderzoek laat zien dat een sterke ethische cultuur helpt om de drempel tot melden te verlagen. Als normen helder zijn en leidinggevenden laten zien dat integriteit ertoe doet, voelen medewerkers zich vaak veiliger om zich uit te spreken. Leiderschap speelt daarin een belangrijke rol. Wanneer leidinggevenden het goede voorbeeld geven en laten zien dat meldingen serieus worden genomen, groeit het vertrouwen onder medewerkers dat het zin heeft om iets aan te kaarten.
- Duidelijke meldprocedures en communicatie
Ook helpen duidelijke en toegankelijke meldprocedures volgens de literatuur. Wanneer onduidelijk is waar medewerkers terechtkunnen en wat er met hun melding gebeurt, kan er twijfel ontstaan. Heldere communicatie is daarom ook belangrijk. Door medewerkers te wijzen op de mogelijkheid tot melden, en uit te leggen hoe het meldproces werkt, wordt de drempel om te melden kleiner.
Andere factoren die meespelen
Naast deze vijf factoren benoemen onderzoekers ook nog andere factoren. Zo kan onzekerheid over wat precies ‘meldenswaardig’ is ervoor zorgen dat medewerkers twijfelen. Ook negatieve ervaringen van collega’s, of verhalen daarover, kunnen de drempel verhogen. In sommige organisaties is er een cultuur van conflictvermijding of waarin dingen niet worden uitgesproken, waardoor het minder vanzelfsprekend is om problemen bespreekbaar te maken. Tot slot kan anonimiteit de drempel verlagen, maar het vervangt geen open en veilige cultuur.
Mijn eigen ervaringen bij BING
In de onderzoeken die ik in het afgelopen jaar bij BING heb uitgevoerd, was er meestal al een melding gedaan. Toch staan we in interviews met melders vaak stil bij hoe zij uiteindelijk tot die stap zijn gekomen. Daarbij valt op dat er bijna altijd ook een fase aan vooraf is gegaan waarin zij twijfelden om wel of niet te melden.
Wat ik zelf heb gezien, sluit aan bij de factoren die in de literatuur worden beschreven. Zo heb ik meerdere keren gezien dat angst voor repercussies een rol speelde. In één onderzoek betrof de melding bijvoorbeeld de leidinggevende, waarbij een melder eerder negatieve gevolgen had ervaren na het uiten van kritiek op die leidinggevende. In twee andere onderzoeken gaven melders aan dat hun positie afhankelijk voelde van het oordeel van de betrokkene (ondanks dat de betrokkene in beide onderzoeken formeel niet hun leidinggevende was), waardoor zij het extra spannend vonden om zich uit te spreken.
Ook wantrouwen in de opvolging kwam in de praktijk terug. In één onderzoek gaf een meldster aan dat zij lange tijd had getwijfeld om te melden, uit angst dat er niets mee gedaan zou worden, terwijl de betrokkene mogelijk wel te horen zou krijgen dat zij aan de bel had getrokken. In datzelfde onderzoek bleek dat meerdere collega’s getuige waren geweest van het (vermeende ongewenst) gedrag, zonder dat zij dit van elkaar wisten. Door een sfeer van wantrouwen op de werkvloer durfden zij dit niet met elkaar te bespreken. Dit sluit aan op het gebrek aan psychologische veiligheid, dat in de literatuur wordt beschreven.
Wat organisaties kunnen doen
Bereidheid tot melden onder medewerkers is dus niet vanzelfsprekend. Die bereidheid blijkt te ontstaan in een omgeving waarin medewerkers zich psychologisch veilig voelen, weten waar ze terecht kunnen en er vertrouwen in hebben dat hun signaal serieus wordt genomen. Organisaties hebben hier zelf invloed op. De literatuur suggereert dat organisaties dit kunnen beïnvloeden door helder te communiceren, integriteit zichtbaar voor te leven en een cultuur te stimuleren waarin respect en ethisch handelen niet alleen worden benoemd, maar ook daadwerkelijk worden nageleefd.
