Intro
Als onderzoeksbureau merken wij dat interne fraude organisaties nog steeds weet te verrassen. Alsof het om iets buitengewoons gaat; iets wat men onmogelijk had kunnen voorzien. In de praktijk is dat meestal niet zo. Wij zien dat interne fraude zelden plotseling ontstaat, het ontwikkelt zich vaak geleidelijk, stap voor stap.
In onderstaande casus laten wij zien hoe gedrag kan verschuiven wanneer signalen niet worden benoemd. Deze casus gaat over een officemanager die met de zakelijke creditcard privé aankopen heeft gedaan.
Een casus uit de praktijk
Binnen de betreffende organisatie was de officemanager al jaren een vertrouwd gezicht. Zij regelde veel praktische zaken en had toegang tot de zakelijke creditcard. In veel organisaties is dit, vanuit praktisch oogpunt en op basis van vertrouwen, zo ingericht.
De boekhouding constateerde aanvankelijk slechts een kleine afwijking in creditcardbestedingen namelijk een lunch zonder duidelijke relatie tot een afspraak. Deze uitgave werd wel goedgekeurd. In de maanden daarna ontstond een patroon van kleine afwijkingen. Zo was er een bedrag dat net boven haar gebruikelijke mandaat lag, een datum in het weekend die minder logisch was en aankopen zoals concertkaartjes en treintickets die niet direct waren te plaatsen. Op zichzelf waren de signalen voor de boekhouding niet verdacht. Juist het totaalbeeld had vragen moeten oproepen, maar dat werd over het hoofd gezien. Dat is niet opmerkelijk. Het ging om een collega langdurig in dienst, die haar werk goed deed en van wie werd uitgegaan dat zij te vertrouwen was. Dit maakt dat gedrag anders wordt geïnterpreteerd. Bij een onbekende medewerker ontstaat eerder twijfel; daar wordt sneller gezocht naar een verklaring.
Het ontbreken van correctie
Tegelijkertijd ontbrak iets anders: correctie. Dat was geen bewuste keuze; de creditcardbestedingen werden wel gecontroleerd, maar niet of nauwelijks bevraagd. Onze ervaring leert dat gedrag wat niet wordt benoemd ruimte krijgt. Toen een collega binnen de boekhouding de controles op de creditcardbestedingen overnam, werd het patroon zichtbaar. Niet de afzonderlijke creditcardbestedingen, maar juist de herhaling viel op. Meerdere vergelijkbare uitgaven en weinig concrete omschrijvingen. De vraag die volgt was duidelijk: ‘Kan de officemanager dit toelichten?’.
Aanloop naar en het gesprek met de officemanager
Naar aanleiding van de gesignaleerde afwijkingen werd ons bureau benaderd met het verzoek de creditcardbestedingen nader te onderzoeken. Wij stelden vast dat van een deel van de uitgaven de zakelijke onderbouwing ontbrak. De uitkomsten van het onderzoek vormden aanleiding voor een gesprek met de officemanager.
In het gesprek met onze onderzoekers gaf de officemanager aan dat ze ‘klein’ was begonnen en zich de eerste keer nog goed kon herinneren, die als heel spannend had ervaren juist omdat zij zich bewust was dat die uitgave geen zakelijk karakter had. Doordat ze na de eerste keer geen vragen vanuit de boekhouding kreeg, verschoof zij haar grens. Dat maakte een volgende uitgave makkelijker en het bedrag hoger. In het gesprek met onze onderzoekers gaf zij aan dat dit voor haar een belangrijk punt was geweest, het uitblijven van een reactie van de boekhouding. Vragend naar het motief gaf zij aan dat er geen sprake was van financiële nood, maar onvrede over een niet toegekende salarisverhoging. Die onvrede hierover bood in haar beleving een motivatie die zij zelf acceptabel vond. Dit gesprek maakt duidelijk dat gedrag ontstaat binnen de ruimte die er is en blijft bestaan wanneer het niet wordt bevraagd.
Tussen gelegenheid en gedrag
Uit de praktijk blijkt dat interne fraude vaak wordt verklaard als een kwestie van gelegenheid en onvoldoende beheersmaatregelen. Wat in die benadering ontbreekt, is gedrag. Gedrag ontwikkelt zich niet ineens, het verschuift vaak ongemerkt.
Er zijn meerdere vormen van intern fraude zoals het meenemen van bedrijfseigendommen. In eerste instantie gaat het om iets kleins: een pak printpapier, enkele kantoorartikelen. In de praktijk wordt het vaak wel opgemerkt, maar niet benoemd. Omdat het klein lijkt en men ook thuiswerkt, of omdat men het niet hard kan maken. Daarbij speelt ook het ongemak om een collega erop aan te spreken. Precies daar verschuift de norm. Gedrag dat niet wordt benoemd, krijgt ruimte.
Interne fraude gaat over collega’s met wie je samenwerkt en die je vertrouwt. Dat maakt het lastiger om kritisch te blijven en vragen te stellen. Vertrouwen wordt vanzelfsprekend — en juist dan verdwijnt de kritische afstand.
Integriteit leeft niet op papier
Vrijwel elke organisatie heeft integriteit vastgelegd in gedragscodes, regelingen en procedures. Dat is noodzakelijk, maar het zegt weinig over de dagelijkse praktijk.
De wezenlijke vragen zijn eenvoudiger, en tegelijk moeilijker:
- Wordt twijfel gedeeld?
- Worden kleine afwijkingen benoemd?
- Is aanspreken normaal, of iets wat men liever vermijdt?
Het beantwoorden van deze vragen gaat niet over kennis, maar over gedrag, cultuur en bereidheid tot ingrijpen. Integriteit zit niet zozeer in beleid, maar in de manier waarop mensen met elkaar omgaan wanneer het niet zwart‑wit is. Juist daar wordt zichtbaar wat een organisatie écht belangrijk vindt.
Meer weten?
Benieuwd wat BING voor jouw organisatie kan betekenen bij interne fraude, in zowel advies als onderzoek? Neem contact met ons op via T 033-247 4300 E info@bureauintegriteit.nl, wij denken graag met je mee en koppelen je aan de juiste adviseur/onderzoeker.
